از پایه ای ترین عوامل ارتقای بهره وری و کنترل هزینه های سازمان، برنامه ریزی مناسب در حوزه نیروی انسانی و استخدام آنان است. استخدام های نامناسب و غیربهینه به سادگی هزینه های سنگینی بر سازمان تحمیل کرده و بهره وری آن را کاهش می دهند. چرا که افرادی وارد سازمان می شوند که کارآیی مورد انتظار را نداشته و از سویی اخراج آنها از سازمان موجب درگیر شدن سازمان در مباحث حقوقی مربوط به آن می شود و نهایتا هزینه های مختلفی را بر سازمان تحمیل می نماید. البته لازم به ذکر است که استخدام کارکنانی با توانایی های مازاد بر آن چه که ما واقعا به آن نیازمندیم نیز موجب افزایش هزینه ها و کاهش بهره وری است. چرا که حقوق افرادی را پرداخت می کنیم که از همه توانایی های ایشان بهره نمی بریم. بنا بر این منطقی ترین کار استخدام بهینه و مناسب کارکنان است. برای این که برنامه ریزی جذب کارکنان مناسب باشد، اقدامات زیر باید انجام شوند:
- ایجاد سیستم اطلاعاتی مناسب در زمینه نیروی انسانی موجود که از کمیت ها و کیفیت های موجود در زمینه نیروی انسانی سازمان خود به صورت دقیق مطلع شویم.
- اعمال تغییرات نیروی انسانی (استخدام، بازنشستگی، خروج از خدمت، بازخرید) در سیستم اطلاعاتی نیروی انسانی به نحوی که اطلاعات موجود در این سیستم به روز باشد و بیانگر شرایط واقعی سازمان باشد.
- طراحی سیستم جانشین پروری به نحوی که هنگامی که سازمان به هر دلیلی نظیر خروج نیروها از خدمت، با فقدان یک نیرو یا تخصص مواجه شد، به سهولت بتواند یکی از کارکنان موجود را جایگزین او نماید و اجرای فرایندهای کاری آن با اختلال مواجه نشود.
- بررسی اهداف سازمان که بر اساس آن بتوان به بایدها و نبایدهای مربوط به نیروی انسانی سازمان پی برد. به عنوان مثال چنان چه سازمان هدف توسعه کسب و کاری نوین را دنبال می کند، این موضوع باید در برنامه ریزی جذب کارکنان آن لحاظ شده و نحوه تامین نیروهای آن از داخل یا خارج سازمان با کیفیت بالا مدیریت شود تا سازمان از اختلال های مربوط به منابع انسانی کارآمد و کافی مصون بماند. به بیان ساده تر برآورد نیروی انسانی مورد نیاز یا مازاد سازمان باید بر اساس اهداف و سیاست های انبساطی یا انقباضی آن صورت گیرد.
- برگزاری آزمونهای استخدامی و مصاحبه های شغلی برای استخدام شایسته ترین افراد در سازمان به نحوی که افرادی با کمترین هزینه و بالاترین بهره وری وارد سازمان گردند.
گروه کیمن(Keyman) با در اختیار داشتن متخصصینی توانمند در برنامه ریزی جذب کارکنان، آمادگی دارد تا در زمینه های برنامه ریزی و جذب منابع انسانی بهینه در کنار سازمانها ایفای نقش نماید.