سیستم 5S در سازمان با رویكرد سیستم تولید ناب (Lean Production)

در شرایط كنونی اقتصادی، بهره وری موضوعی است كه از ضرورتی بی چون و چرا برخوردار است. چرا كه فضای كسب و كار فعلی مانند دهه های قبل، هزینه های بالای تولید را نمی پذیرد و صاحبان كسب و كار تلاش چشم گیری بر كاهش هزینه های سازمان مبذول می دارند تا از این طریق سودآوری كسب و كار و جایگاه خود را در میان رقبای تجاری حفظ نموده و آن را بهبود بخشند. به بیان بهتر، در رویکرد مدرن کسب و کار، بخش مهمی از سود حاصل از آن، به استفاده بهره ور از منابع باز می گردد که این مفهوم از اساسی ترین مفاهیم سیستم تولید ناب است.

تولید ناب كه با نام سیستم تولید تویوتا نیز شناخته می شود، سیستمی برای انجام فرایندهای كاری سازمان است كه با استقرار آن بتوان با صرف منابع كمتر میزان تولید بیشتری داشت. از شروط اساسی این سیستم این است كه مشتری باید همان چیزی را دریافت كند كه خواسته است.

لازم به ذكر است كه كاربرد این سیستم به سازمانهای تولیدی محدود نمی شود، بلكه با اعمال پاره ای از تغییرات می توان آن را در سایر سازمانها نیز مستقر كرد و از مزایای آن بهره مند شد. یكی از بخش های زیربنایی این سیستم، زیر سیستم 5S می باشد.

 

سیستم 5S چیست؟

در نگاه اول، 5S یك رفتار معمول انسانی است. به بیان دیگر می توان ادعا كرد كه اكثر انسانها با مختصری تجربه، گامهای پنج گانه آن را خود به خود طی می كنند. هدف اصلی این سیستم، ایجاد نوعی آراستگی در محیط كار است كه منجر به حذف یا كاهش اتلافهای مختلف گردد. مراحل پنج گانه این سیستم عبارتند از:

1. حذف كلیه اقلام زائد و غیرضروری
2. منظم كردن موارد باقیمانده
3. نظافت موارد باقیمانده
4. استاندارد سازی به منظور حفظ وضعیت بهبود یافته پس از انجام مراحل فوق
5. فرهنگ سازی برای نگهداشت نتایج حاصل از مراحل قبل

با نگاهی عمیق به این مراحل می توان دریافت كه پیاده سازی اثربخش هر یك از این مراحل در فضای تخصصی كسب و كار، نیازمند تكنیكها و روشهایی است كه در استقرار 5S در سازمانها به كار می رود.

ضرورت استقرار 5S در سازمان

          در روش سنتی سود حاصل از كسب و كار با افزودن درصدی از بهای تمام شده كالا یا خدمات به قیمت محصول نهایی حاصل می شد. در حال حاضر كه تنوع عرضه كنندگان كالاها و خدمات زیاد است، برای افزودن درصدی به عنوان سود به قیمت نهایی، محدودیت وجود دارد. به این معنی كه اگر بیش از سایر عرضه كنندگان به بهای تمام شده افزوده شود، سهم بازار كاهش خواهد یافت. لذا برای به دست آوردن سود بیشتر، باید بهای تمام شده كالاها یا خدمات را كاهش داد. كاهش بهای تمام شده، مستلزم كاهش اتلاف در مصرف منابع است. اتلافهای مشهور هشت گانه عبارتند از:

1. حركت
2. تاخیر
3. حمل و نقل
4. اصلاح
5. عملیات اضافه
6. موجودی
7. تولید مازاد
8. اتلاف دانش

استقرار سیستم 5S با رویكرد سیستم تولید ناب (Lean Production) می تواند در هر یك از موارد فوق تاثیر گذاشته و آنها را كاهش دهد. بنا بر این استقرار سیستم 5S به ارتقای سودآوری سازمان می انجامد.

          بنا بر این امروز ضرورت استقرار سیستم 5S، تنها حركت به سوی مدیریت مدرن نیست، بلكه هدف از آن تولید ثروت و افزایش سودآوری كسب و كار است.

روش استقرار سیستم

          در اولین گام یک تیم راهبری متشکل از برخی از مدیران میانی و ارشد که فرایندهای کاری ایشان با فرایند استقرار سیستم مرتبط است، تشکیل می گردد. سپس با توجه به میزان آشنایی ایشان با الزامات و ماهیت سیستم، یک دوره آموزشی آشنایی با آن برای ایشان برگزار می گردد. در گام بعد، دوره آموزشی دیگری برای مدیران میانی برگزار می گردد. پس از این گام در هر یك از واحدهای سازمان تیمی به نام تیم 5S تشكیل شده كه مسئولیت راهبری آن با مدیر همان واحد است که این فرد آموخته های خود را به اعضای تیمش منتقل می كند. پس از انجام این مرحله، تیم 5S هر واحد سازمان به اجرای تكنیكهای استقرار 5S پرداخته و ضمن آموزش به همكاران شاغل در آن واحد، گامهای مختلف آن را یك به یك اجرا می كند. در خلال مرحله آغازین فعالیت هر یك از تیمهای 5S, ارزیابان خبره ای به میزان موفقیت تیم در استقرار 5S نظارت داشته و به ارزیابی روند اجرای تكنیكهای مختلف 5S خواهند پرداخت.

ارزیابان ضمن ارزیابی، مغایرتهای مشاهده شده را یادآور شده و به بهبود فرایند كمك می كنند. بدیهی است كه خواه ناخواه در خلال ارزیابی، آموزشهایی نیز صورت می گیرد.

 

نتایج حاصل از استقرار سیستم 5S

با توجه به نقش زیربنایی 5S در ارتقای بهره وری به عنوان یک عامل توانمندساز، آن چه كه به طور عمده از استقرار آن دنبال می كنیم، افزایش دستاوردهای مطلوب از منابع مصرفی است. بنا بر این انتظار می رود با استقرار آن، هشت نوع اتلاف مشهور در مصرف منابع، كاهش یافته و به سودآوری سازمان کمک شود. گروه کیمن(Keyman) آمادگی دارد تا با استفاده از تجربیات طولانی و تخصصی خود در استقرار سیستم 5S با رویكرد سیستم تولید ناب (Lean Production) نسبت به استقرار آن در سازمان شما اقدام نموده و از این طریق به ارتقای سودآوری و بهره وری آن کمک نماید.